Ottokar: Hex! Hex! Für Ute Reflex

Bei Ute ist Schnelligkeit eine Hexerei. Nicht jeder von uns besitzt so ein Talent, aber Ute hat uns einige Ihrer Geheimnisse verraten. Sie hat nämlich ein ausgeklügeltes Ablagesystem, das sie Artax mit dem Pendulum gezeigt hat.

Ein vorgefertigtes Ablagesystem bietet doppelten Nutzen:

Sie wissen sofort, wohin Sie den Beleg packen müssen statt ihn von einem Staple zum nächsten zu legen. Sie ersparen sich damit ganz viel Arbeit, wenn Sie konkret einen Beleg suchen.

Folgende Register sind sinnvoll. Wenn Sie von Ihrem Steuerberater einen Pendelordner bekommen, kennen Sie das wahrscheinlich schon:

• Auswertungen
  Hier finden Sie als Mandant gleich ganz vorne die Auswertungen, die der Steuerberater erstellt hat. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung, die Ihnen zeigt, wo Ihr Unternehmen im Moment steht. Die offene Posten-Liste, die Ihnen zeigt, um welche Forderungen Sie sich dringend kümmern müssen. Die Liquiditätsrechnung, die Summen- und Saldenliste, etc.
  Schauen Sie sich die Auswertungen gut an. Kommen Sie damit zurecht? Hätten Sie lieber graphische Auswertungen statt Zahlenkolonnen? Oder eine Plan-BWA, die Ihnen die Entwicklung der nächsten Monate und die Abweichungen vom Plan zeigt?

• Rückfragen
  Manche Belege lassen für uns Fragen offen oder müssen aus steuerrechtlicher Sicht geändert werden. Da wir Sie nicht wegen jedes Belegs stören wollen, finden Sie in diesem Register unsere Rückfragen zur Buchführung gesammelt. Sie können sie dann in Ruhe abarbeiten. Wir sind auf Ihre Mithilfe angewiesen um für Sie die optimale steuerliche Wirkung zu erzielen.

• Kasse
  Hier sind sowohl der Kassenbericht als auch die dazu gehörigen Belege (Rechnungen und Quittungen) zu finden.

• Bank
  Hier gehören die Kontoauszüge Ihrer Bank(en) hinein.

• Rechnungsausgang
  Die Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schreiben, sind hier zu finden. Nur wenn Sie hier alle Rechnungen einstellen, können wir für Sie auch überwachen, ob Ihre Kunden die Rechnungen korrekt bezahlen.

• Warenrechnungen
  Wenn Sie ein Handelsgeschäft betreiben findet Ihr Steuerberater hier Ihr Wareneingangsbuch und die Warenrechnungen. Auch hier ist Vollständigkeit oberstes Gebot, insbesondere wenn es um die Vorsteuer geht. Die bekommen Sie vom Finanzamt nämlich erst dann zurück, wenn sie in der Buchführung berücksichtigt sind. Übrigens: Auch die Vorsteuer aus noch nicht bezahlten Warenrechnungen gibt es vom Finanzamt zurück!! Verschenken Sie also kein Geld!

• Kostenrechnungen
  Vom der Telefonrechnung über die Anschaffung eines neuen Autos bis zur Wartungsgebühr für den Feuerlöscher und dem Trinkgeld für die Müllabfuhr. Hier gehören alle Belege hinein, die nicht unter den Warenbereich fallen.