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1. Mai 2018 | 8:50 Uhr

Wie viel Zeit verbringen Sie mit Suchen?

Die Praxis heutzutage in vielen Büros: „Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“ Während zum Beispiel in der Automobilindustrie oder allgemein in der Fertigung Prozessoptimierung und ständige Verbesserung Standard ist, sind die Büros lange verschont geblieben.

Doch der KAIZEN-Ansatz, mit dem die Industrie arbeitet, ist auch auf die Verwaltung und die Büros übertragbar.

Der Begriff „Kaizen“ stammt aus dem Japanischen. Er setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen: „Kai“ (=Veränderung) und „zen“ (= gut bzw. zum Besseren). Kaizen ist ein pragmatischer Prozess ständiger Verbesserungen, der sich in Form vieler kleiner Schritte vollzieht.

In seinem Buch „Für immer aufgeräumt“ verspricht der Autor Jürgen Kurz, dass zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro möglich sind.

Ein Abschied vom Chaos hin zu Klarheit und Struktur ist in folgenden einfachen 5 Stufen möglich:

  1. ERSTE Stufe: Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit
  2. ZWEITE Stufe: Standardisieren Sie Ihre Büroorganisation
  3. DRITTE Stufe: Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse
  4. VIERTE Stufe: Stärken Sie das eigenverantwortliche Handeln der Mitarbeiter
  5. FÜNFTE Stufe: Arbeiten Sie mit Zielen und Kennzahlen

Mit vielen Fotos sowie Vorher/Nachher-Bilder zeigt Jürgen Kurz in seinem Buch auf, was alles möglich ist. Dabei geht er auf den einzelnen Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters, aber auch auf die Dinge für die Allgemeinheit in einem Büro ein, z.B. Küche, Kopiererzimmer oder Archiv. Wenn jeder weiß, wo was steht, wie Dinge funktionieren, da eine grafische Abfolge direkt daneben aufzeigt wie es geht, wie Prozesse einheitlich ablaufen und wer für was zuständig ist, dann lässt sich auch in Büros die Produktivität deutlich steigern.

Sehen Sie das ganze doch auch als Spiel. Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter, spielen Sie gemeinsam und feiern Sie entsprechende Erfolge auch gemeinsam!

 

Unser Buchtipp: „Für immer aufgeräumt“ von Jürgen Kurz








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