1. Februar 2021 | 8:05 Uhr

Homeoffice

Infolge der Corona-Pandemie hat das Arbeiten im sogenannten „Homeoffice“, also von zu Hause aus, stark zugenommen. Aufgrund des Beschlusses der Ministerpräsidentenkonferenz vom 19. Januar 2021, wurden angesichts der pandemischen Lage in Deutschland weitere Beschränkungen veranlasst. Unter anderem eine Verordnung, die den Arbeitgeber verpflichtet, überall dort Homeoffice zu ermöglichen, wo es umsetzbar ist.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den neuen Kommunikationsangeboten ist der feste Arbeitsplatz in vielen Bereichen nicht mehr notwendig. Das Arbeiten im Homeoffice ist auf dem Vormarsch und wird durch die derzeitige Krise noch begünstigt.

Darf der Arbeitgeber Homeoffice anordnen?

Arbeitnehmer werden lediglich gebeten, das Homeoffice-Angebot in Anspruch zu nehmen. Eine ausdrückliche Verpflichtung besteht jedoch nicht. Damit soll vermieden werden, Arbeitnehmer ins Homeoffice zu schicken, die keine Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Weigert sich der Arbeitnehmer, können Arbeitgeber keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen, wie z.B. eine Kündigung, ziehen.

Wer ist für die Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes verantwortlich?

Für die Ausstattung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes ist der Arbeitgeber verantwortlich. Auch wenn dieser nur temporär genutzt werden soll, müssen dem Mitarbeiter alle erforderlichen technischen Einrichtungen (z.B. Hardware und Software, Bürogeräte) zur Verfügung gestellt werden.

Hinweis: Auch die weitere Ausstattung (Möbel, etc.) sollten den arbeits-und auch datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.

Arbeitszeitgesetz

Bei der Arbeit von zu Hause, gelten die gleichen Regelungen wie im Büro. Arbeitgeber sollten auf die Einhaltung der Vorschriften bezüglich Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Sonn-und Feiertagsarbeit hinweisen und möglichst generelle betriebliche Vereinbarungen für den Umgang miteinander treffen.

Berufsgenossenschaft

Träger für Unfallschäden aus beruflichen Tätigkeiten ist die Berufsgenossenschaft. Der Versicherungsschutz gilt auch für berufliche Unfälle im Homeoffice-Bereich, wenn diese in einem engen Zusammenhang mit der Ausführung der beruflichen Aufgaben steht. Private Tätigkeiten wie Essen, Trinken oder der Gang zur Toilette sind nicht versichert.

Datenschutz

Auch im Homeoffice bestehen die Anforderungen an die Einhaltung der Vorgaben zur Datensicherheit. Es muss sichergestellt werden, dass allein der Arbeitnehmer und keinesfalls Familienangehörige oder fremde Dritte, Zugang zum PC oder Mobiltelefon hat.

Hinweis: Es ist zu empfehlen, die Arbeitnehmer ausdrücklich auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen hinzuweisen und diese schriftlich festzuhalten.

Pflichten des Arbeitnehmers

• Die genutzten Arbeitsgeräte müssen so aufgestellt sein, dass Bildschirme durch Familienmitglieder oder Nachbarn nicht einsehbar sind.
• Beim Verlassen des Arbeitsplatzes muss die Bildschirmsperre aktiviert werden.
• Papierunterlagen sollten gut überwacht und möglichst verschlossen aufbewahrt werden.
• Ausdrucke müssen ordnungsgemäß vernichtet werden, durch einen Schredder oder durch das Zerreißen in sehr kleine Stücke.
• Vertrauliche Dienstliche Gespräche sollten nur geführt werden, wenn das Mithören Dritter ausgeschlossen werden kann.
• Daten sollten möglichst nicht lokal gespeichert werden oder auf privaten Datenträgern.
• Die Weiterleitung geschäftlicher E-Mails an das private Postfach ist auch im Homeoffice untersagt.

Sicherheitsmaßnahmen des Arbeitgebers

• Dem Arbeitnehmer muss ein Arbeitsgerät für das Homeoffice zur Verfügung gestellt werden.
• Einrichtung einer verschlüsselten VPN-Verbindung, um eine Verbindung mit dem Firmennetzwerk zu gewährleisten.
• Dokumentation über die Arbeitsmittel, die im Homeoffice eingesetzt werden.
• PCs und Laptops sowie externe Datenträger sind zu verschlüsseln.

Kosten

Die Kosten, die durch das Homeoffice entstehen, fallen dem Arbeitnehmer zur Last. Diese Kosten können jedoch im Rahmen eines Aufwendungsersatzes nach § 670 BGB durch den Arbeitgeber erstattet werden. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € monatlich steuerfrei ersetzen. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Im Jahr 2020 und 2021 kann im Bereich der Werbungskosten, eine Homeoffice-Pauschale von 5 € pro Tag, beschränkt auf 120 Tage geltend gemacht werden.

Option Mietvertrag

Hat der Arbeitnehmer in seiner Wohnung oder seinem Haus ein gesondertes Arbeitszimmer, kann er diesen Raum an seinen Arbeitgeber vermieten, um es beruflich zu nutzen. Der Vorteil dabei ist, dass Arbeitnehmer die Raumkosten unbeschränkt umlegen können und der Arbeitgeber die kompletten Mietaufwendungen als Betriebsausgaben abziehen kann. Der Arbeitnehmer muss zwar Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung versteuern, kann aber die anteiligen Raumkosten als Werbungskosten abziehen (z.B. anteilige Gebäude-AfA für das Zimmer, Grundsteuern, etc.).

Aufgrund der Corona-krise kann davon ausgegangen werden, dass ein vorrangiges Arbeitgeberinteresse anzunehmen ist. Es muss jedoch eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Nutzungsbedingungen vorliegen.

Hinweis: Abzugsbeschränkungen, wie sie beim dauerhaften häuslichen Arbeitszimmer gelten, sind in diesem Fall nicht zu beachten.

Fazit

Aufgrund der aktuellen Lage kann auf Homeoffice-Arbeitsplätze nicht verzichtet werden. Zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber müssen jedoch klare Absprachen getroffen werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

GEMEINSAM SIND WIR STARK

Miteinander und Füreinander mit Zusammenarbeit und Zusammenhalt.